Письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.11.2004 г № 26-12/71411
О включении в состав затрат для целей налогообложения прибыли расходов, связанных с проживанием в гостинице
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
Пунктом 1 статьи 252 НК РФ предусмотрено, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты.
В соответствии с пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливаются Правительством РФ. До принятия соответствующих актов Правительства РФ по вопросам регулирования применения ККТ и бланков строгой отчетности необходимо руководствоваться действующими решениями Правительства РФ в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
Минфин России приказом от 13.12.93 N 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности" утвердил формы документов строгой отчетности, в том числе форму N 3-Г "Счет", которая может использоваться гостиничными хозяйствами при расчетах с населением для учета наличных денежных средств.
Согласно пункту 9 раздела 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, указанные выше расходы на командировку учитываются для целей налогообложения прибыли только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки).
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждена согласованная с Минфином России, Министерством экономического развития и торговли РФ, Министерством труда и социального развития РФ унифицированная форма N Т-10 "Командировочное удостоверение". Унифицированная форма N Т-10 предусматривает наличие отметок о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.
Таким образом, основанием для признания в целях исчисления налога на прибыль расходов, связанных с оплатой проживания в гостинице при зарубежной командировке, являются форма, содержащая реквизиты, аналогичные реквизитам в форме N 3-Г "Счет", и унифицированная форма N Т-10 "Командировочное удостоверение".
Следует иметь в виду, что в этом случае выделенные в первичных документах и уплаченные за границей суммы НДС следует рассматривать как экономически оправданные затраты, формирующие стоимость услуги, и учитывать в составе расходов в целях налогообложения прибыли в общеустановленном порядке.
Основание: письма МНС России от 23.04.2004 N 02-5-10/29, от 30.06.2004 N 02-5-10/44 и от 03.08.2004 N 02-5-10/48.