Письмо УФНС РФ по г. Москве от 14.09.2006 г № 18-11/3/081350@
Об учете в составе расходов организации, применяющей упрощенную систему налогообложения, компенсационных выплат работникам за использование личных автомобилей в служебных целях
В пункте 1 статьи 346.16 НК РФ установлен закрытый перечень расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы.
Согласно пункту 2 статьи 346.16 и пункту 2 статьи 346.17 НК РФ указанные в закрытом перечне расходы принимаются после их фактической оплаты и при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. То есть расходы должны быть обоснованны, экономически оправданны, документально подтверждены, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ предусмотрены расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
При этом указанные расходы принимаются к учету применительно к порядку, предусмотренному статьей 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций.
Выплаты работникам производятся в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.
В размерах компенсации работнику учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации личное заявление и копию технического паспорта автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах.
Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.
Датой признания указанных расходов будет являться дата оплаты понесенных налогоплательщиком расходов и выплаты компенсации. При этом указанные расходы необходимо подтвердить соответствующими документами, удостоверяющими оказание и оплату услуг (выполнение и оплату работ) и выплату компенсаций, включая акты выполнения работ и (или) оказания услуг, платежные документы, в том числе расходно-кассовые ордера, приказы руководителя о выплатах компенсаций, копии технических паспортов транспортных средств.