Письмо УФНС РФ по г. Москве от 02.02.2009 г № 08-19/008020
О подтверждении расходов налогоплательщика заверенными копиями документов
Управление ФНС России по г. Москве (далее - Управление) сообщает следующее.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик - российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов в порядке, предусмотренном главой 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс).
При этом статьей 252 Кодекса предусмотрены критерии, в соответствии с которыми осуществленные затраты (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) признаются расходами для целей налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Согласно пункту 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Учитывая вышеизложенное, почтовые расходы, соответствующие вышеуказанным требованиям, учитываются для целей налогообложения прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Кодекса.
Также при документальном подтверждении расходов необходимо учитывать положения Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 данного Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Таким образом, в случае отсутствия у налогоплательщика документов, подтверждающих произведенные расходы (почтовых квитанций, переданных в Арбитражный суд), расходы могут быть подтверждены надлежаще заверенными копиями таких документов.
Данная позиция подтверждается разъяснениями Минфина России от 11.07.2008 N 03-03-06/2/77.