Письмо УФНС РФ по г. Москве от 20.09.2006 г № 20-12/83834.2
Об учете расходов на оплату услуг сотовой связи в целях налогообложения прибыли
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты организации по услугам связи, включая расходы по оплате услуг операторов мобильной телефонной связи, если они соответствуют критериям признания расходов для целей налогообложения прибыли, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Об этом сказано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Размер денежной компенсации расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности.
Когда работники пользуются в служебных целях личными телефонами, то, как правило, они сами оплачивают счета операторов связи (поскольку договор с оператором сотовой связи заключен не с организацией, а именно с работником). Затем организация возмещает работникам фактические затраты на оплату служебных разговоров.
При этом в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора.
Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.
Таким образом, если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно руководителю организации, носят производственный характер, что документально подтверждено, то компенсация руководителю оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли.