Письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.06.2007 г № 20-12/060968
Письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.06.2007 N 20-12/060968
Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
На основании статьи 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, носящие производственный характер и включающие:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие в пределах норм , утверждаемых Правительством РФ;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Согласно статье 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, первичными документами, подтверждающими расходы на заграничные командировки, являются приказы (распоряжения) о направлении работников в командировки, служебные задания и отчеты об их выполнении, авансовые отчеты, авиабилеты, счета, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, а также акты предоставленных услуг, ксерокопии страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы.
На основании статьи 68 Конституции РФ, пункта 1 статьи 16 Закона РФ от 25.10.91 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н, оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.
Такой вид расходов, как суточные, подтверждают документы, на основании которых можно судить о производственном характере командировки.
Кроме того, налогоплательщик должен подтвердить в своих расчетах, например, в справке бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для этого возможно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия с места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту.
Время фактического нахождения сотрудника организации в заграничной командировке может определяться по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ.
В постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 утверждены нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
При исчислении суточных следует принимать во внимание, что в соответствии с письмом Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 N 1037-ИХ суточные за день пересечения границы при выезде из России оплачиваются по норме, установленной в стране въезда, а за день пересечения границы при въезде в Россию - по норме , установленной для командированных в пределах РФ.
Если при возвращении сотрудника из загранкомандировки в загранпаспорте сотрудника указана ошибочная дата пересечения границы РФ, то для документального подтверждения расходов на выплату суточных необходимо получить справку в авиакомпании о времени фактического прилета в Москву рейса, указанного в проездном документе.
Основание: письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469.
И.о. заместителя руководителя Управления советник государственной гражданской службы 1-го класса
О.М.Спицына