Письмо УФНС РФ по г. Москве от 29.11.2010 г № 20-15/124949
О порядке учета расходов на проживание и проезд работника за границей
Вопрос:Каков порядок учета в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль расходов, понесенных работником организации во время пребывания в загранкомандировке (по детализированному счету из гостиницы и на услуги такси)?
Ответ:УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 29 ноября 2010 г. N 20-15/124949
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности:
- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- выплату суточных или полевого довольствия;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в пункте 1 статьи 252 НК РФ.
Так, по общему правилу согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Статьями 313 и 314 Налогового кодекса РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя).
Датой признания расходов на командировки в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 и вступившим в силу 25 октября 2008 года, в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, которые связаны с командировкой работника.
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
При этом согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 N 20 в утвержденные им унифицированные формы документов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, а также менять форматы бланков. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм или их изменение не допускается.
Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, обязательно должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык. Об этом сказано в статье 68 Конституции РФ, пункте 1 статьи 16 Закона РФ от 25.10.91 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н.
Одним из документов может являться счет из гостиницы с детализированным отчетом о произведенных командировочным работником расходах. При этом расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами, учтенные в счете гостиницы, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. Что касается расходов на Интернет и других расходов, понесенных командированным работником в гостинице, то организация должна обосновать их производственную направленность.
Учитывая, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.
В силу принципа свободы экономической деятельности (ч. 1 ст. 8 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность.
Аналогичная позиция изложена в Определении Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П.
Таким образом, уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.
Основание: письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162 и от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505.
Заместитель
руководителя Управления
государственный советник 3-го класса
Е.А. Останина