Письмо УФНС РФ по г. Москве от 20.09.2006 г № 20-12/83834
Об отнесении к расходам в целях налогообложения прибыли издержек на оплату услуг сотовой связи
Управление Федеральной налоговой службы по г. Москве сообщает следующее.
1.По вопросу возможности учета для целей налогообложения прибыли расходов, связанных с оплатой услуг сотовой связи по безлимитному тарифу, если договор с оператором сотовой связи на один телефонный номер заключен самой организацией, который используется всеми сотрудниками по мере производственной необходимости.
Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).
Статьей 2 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" установлено, что электросвязью являются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.
Следовательно, расходы на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть отнесены в состав расходов по оплате услуг связи, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса.
Расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также они должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т.ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- договор с оператором на оказание услуг связи, заключенный с организацией-налогоплательщиком;
- детализированные счета оператора связи.
Форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе:
- номера телефонов всех абонентов;
- даты и время переговоров;
- тарификация услуги.
Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.
К косвенным доказательствам производственного характера расходов могут быть отнесены письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя о их результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Таким образом, для признания услуг сотовой связи по договору, заключенному организацией-налогоплательщиком с оператором мобильной связи, должен быть подтвержден производственный характер всех осуществленных с номера сотовой связи звонков.
(Ответ подготовлен с учетом письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15.)
2.По вопросу возможности учета для целей налогообложения прибыли компенсации оплаченных услуг сотовой связи по договору на оказание услуг сотовой связи, заключенному оператором сотовой связи с руководителем организации.
В соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты организации по услугам связи, включая расходы по оплате услуг операторов мобильной телефонной связи, если они соответствуют критериям признания расходов для целей налогообложения прибыли, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса.
Размер денежной компенсации расходов, связанных с оплатой услуг сотовой связи, должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности.
В том случае, когда работники пользуются в служебных целях личными телефонами, то, как правило, они сами оплачивают счета операторов связи (поскольку договор с оператором сотовой связи заключен не с организацией, а именно с работником). А затем организация возмещает работникам фактические затраты на оплату служебных разговоров.
При этом в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг связи), а также документы, подтверждающие расходы, понесенные им при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо). В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора.
Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.
Таким образом, в случае если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно руководителю организации, носят производственный характер, что документально подтверждено, то компенсация руководителю оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли.
Руководитель Управления
Федеральной налоговой службы
по г. Москве
Н.В. Синикова