Письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.11.2006 г № 20-12/100253
О самостоятельно разработанной форме путевого листа
Управление Федеральной налоговой службы по Москве по вопросу возможности применения организацией, не осуществляющей транспортные перевозки, в целях учета для определения налогооблагаемой прибыли расходов на приобретение горюче-смазочных материалов формы путевого листа, самостоятельно разработанного и выдаваемого на неделю, сообщает следующее.
Расходы организации на приобретение ГСМ могут учитываться либо в составе материальных расходов в соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 Кодекса), то есть в зависимости от назначения используемого транспорта.
Однако независимо от их квалификации расходы на приобретение ГСМ должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса, согласно которой расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
В силу пункта 1 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом.
Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При этом согласно пункту 2 указанной выше статьи, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты.
Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для того, чтобы этот документ был принят к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - постановление N 78) утверждены формы путевого листа для строительных машин, легкового и грузового автомобилей.
Предусмотренные постановлением Госкомстата России формы путевых листов в обязательном порядке применяются специализированными и автотранспортными организациями.
Что касается остальных организаций, то согласно разъяснению Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Согласно названному письму Минфина России путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в учетной политике, как того требует пункт 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации".
Таким образом, организация, не относящаяся к специализированной либо автотранспортной, может применять самостоятельно разработанную форму путевого листа, содержащую все вышеперечисленные показатели, зафиксировав ее применение в учетной политике на соответствующий налоговый период.