Письмо УФНС РФ по г. Москве от 05.03.2012 г № 16-03/018837@
О подтверждении затрат в целях налогообложения прибыли, если договор заключен в электронной форме с использованием электронной подписи
Управление Федеральной налоговой службы по г. Москве сообщает, что Федеральная налоговая служба в письме от 13.02.2012 N ЕД-4-3/2244@ по вопросу возможности учета в целях налогообложения прибыли затрат налогоплательщиков по договорам, заключенным в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" с использованием сторонами электронных цифровых подписей, дала разъяснение, из которого следует нижеприведенное.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон "О бухгалтерском учете") установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Характеристика первичных учетных документов приведена в статье 9 Закона "О бухгалтерском учете". Причем все формы первичных документов предусматривают наличие подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность их оформления. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Таким образом, подтверждением осуществленных организацией затрат могут являться документы, составленные как на бумажных, так и на машинных носителях, при условии, что они отвечают требованиям Закона "О бухгалтерском учете".
Составленные в письменной форме договоры, хотя и не являются непосредственно учетными документами, содержат сведения, используемые при ведении бухгалтерского и налогового учета, поэтому договоры должны быть также оформлены в соответствии с установленными законодательством Российской Федерации требованиями.
В соответствии с пунктом 1 статьи 158 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) сделки совершаются устно или в письменной форме.
При совершении сделок в письменной форме допускается использование, в частности, электронно-цифровой подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (статья 160 ГК РФ).
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ), вступившим в силу с 08.04.2011.
Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (пункт 1 статьи 2 Закона N 63-ФЗ).
При этом Законом N 63-ФЗ выделяется два вида электронной подписи (в зависимости от установленных Законом N 63-ФЗ критериев) - простая и усиленная. Последняя в свою очередь подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.
Статьей 6 Закона N 63-ФЗ определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Исходя из норм статьи 6 Закона N 63-ФЗ, если законом или принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами не установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе, то любой электронный документ, подписанный электронной квалифицированной подписью, будет признан равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Электронный документ, который до 1 июля 2012 года подписан ЭЦП, оформленной в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", признается равнозначным документу, подписанному квалифицированной электронной подписью (статья 19 Закона N 63-ФЗ).
Учитывая, что положениями Закона "О бухгалтерском учете" не предусмотрена обязанность составлять первичные учетные документы исключительно на бумажных носителях, организации могут подписывать данные документы электронной подписью в соответствии с нормами 6 Закона N 63-ФЗ.
В этой связи использование в целях налогообложения прибыли первичных учетных документов, составленных в электронном виде и заверенных электронной подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается при соблюдении условий статьи 6 Закона N 63-ФЗ и статьи 9 Закона "О бухгалтерском учете".
В том случае, если участники электронного взаимодействия заключают договор в электронной форме с соблюдением норм ГК РФ и требований Закона N 63-ФЗ, то затраты по такому договору могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев пункта 1 статьи 252 Кодекса.
Изложенный порядок распространяется и на оформление других видов договоров, если законодательством Российской Федерации не предусмотрено обязательное составление документов исключительно на бумажном носителе.
Советник государственной
гражданской службы
Российской Федерации 2-го класса
Н.В. Михайлова