Письмо УМНС РФ по г. Москве от 30.04.2004 г № 26-12/31459
О документальном подтверждении расходов
Вопрос:Какой документ является основным для подтверждения в целях налогообложения прибыли понесенных организацией затрат на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ)?
Ответ:УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 30 апреля 2004 г. N 26-12/31459
Начиная с 1 января 2002 года исчисление и уплата налога на прибыль организациями производятся в соответствии с положениями главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй Налогового кодекса Российской Федерации в редакции соответствующих изменений и дополнений (далее - НК РФ).
На основании статьи 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если они одновременно соответствуют следующим условиям:
- являются обоснованными (т.е. экономически оправданными);
- являются документально подтвержденными;
- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
В силу пункта 1 статьи 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При этом согласно пункту 2 указанной выше статьи первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты.
Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для того, чтобы этот документ был принят к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.
Функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены постановлением Правительства РФ от 08.07.97 N 835 "О первичных учетных документах" на Госкомстат России.
На основании пункта 2 Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29 мая, 18 июня 1998 г. N 57а, 27н, с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1991-1998 годах по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" и в соответствии с указаниями по их заполнению (см. п. 2 постановления Госкомстата России от 28.11.97 N 78) является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям.
Выписывается путевой лист легкового автомобиля в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Таким образом, поскольку путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию об использовании легкового автомобиля, в частности, информацию о расходе ГСМ.
Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации (в данном случае - формы N 3 "Путевой лист легкового автомобиля") может привести к искажению информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, используемого обществом при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании горюче-смазочных материалов, необходимой для правильного учета указанных расходов в целях налогообложения прибыли.
В том случае, если понесенные налогоплательщиком расходы не будут документально подтверждены, то указанные расходы в соответствии с пунктом 49 статьи 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли как не отвечающие всем условиям статьи 252 НК РФ.
Заместитель руководителя
Управления Министерства РФ
по налогам и сборам по г. Москве
А.А. Глинкин