Письмо УФНС РФ по г. Москве от 19.11.2004 г № 26-12/74950
О документах, подтверждающих расходы на приобретение товаров в магазинах системы METRO, в целях исчисления налога на прибыль
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ при формировании базы для исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно пунктам 11-14 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, все операции по движению (поступлению, перемещению, расходованию) запасов должны оформляться первичными учетными документами.
Формы первичных учетных документов утверждаются:
а) Государственным комитетом РФ по статистике по согласованию с Минфином России - унифицированные формы первичной учетной документации;
б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы;
в) организациями - формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.
Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете":
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.
Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены с заполнением всех необходимых реквизитов и иметь соответствующие подписи.
При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах соответствующие строки (графы) прочеркиваются.
Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы, либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие неповторяющихся номеров в течение одного отчетного года.
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций. Одной из утвержденных форм является товарная накладная (форма N ТОРГ-12), которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Учитывая, что товарная накладная и счет-фактура, выдаваемые магазинами системы METRO, удовлетворяют признакам первичного учетного документа, они могут являться документом, подтверждающим осуществление расходов.
Вместе с тем, принимая во внимание, что отпуск товарно-материальных ценностей указанными магазинами производится доверенным лицам организации по карте клиента, оформляемой в соответствии с установленным METRO порядком, лицо, через которое приобретаются товарно-материальные ценности, должно являться сотрудником организации на дату заполнения названных документов.
Дополнительными документами для документального подтверждения расходов, связанных с приобретением товаров в магазинах системы METRO, служат корешок доверенности на приобретение ценностей в магазине, авансовый отчет подотчетного лица, регистры бухгалтерского и налогового учета по оприходованию приобретенных ценностей.
Кроме того, следует учитывать, что для целей налогообложения прибыли могут быть признаны только расходы, непосредственно связанные с получением доходов.