Письмо УМНС РФ по г. Москве от 04.08.2004 г № 28-11/51153
О налогообложении командировочных расходов
Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Следовательно, если перевозка грузов автомобильным транспортом в международном сообщении относится к основным видам деятельности водителей организации, такие поездки не признаются командировками, а являются фактом выполнения водителями своих трудовых обязанностей на основании трудового договора.
Если водитель осуществляет перевозку грузов автомобильным транспортом в международном сообщении "по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы", то такие поездки признаются командировками на основании статьи 166 Трудового кодекса РФ.
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выданное ему командировочное удостоверение.
В соответствии с пунктом 1 статьи 236 НК РФ объектом налогообложения по ЕСН для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.
Подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ определено, что не подлежат обложению ЕСН установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. При оплате расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, установленных законодательством РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.
При учете командировочных расходов применяют нормы главы 25 НК РФ.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в частности:
- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- на наем жилого помещения, в том числе на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- на суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Следовательно, командировочные расходы, возмещаемые организацией сотруднику, являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией продукции, и в случае документального подтверждения подобных расходов и их целевого характера объектом налогообложения по ЕСН не являются.
Нормы суточных за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и за каждый день нахождения в заграничной командировке определены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусмотрено, что выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом обложения ЕСН у организации, если такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы на оплату суточных сверх норм, установленных Правительством РФ. Об этом сказано в пункте 38 статьи 270 НК РФ.
Таким образом, суточные, предусмотренные локальным актом организации, сверх норм, установленных законодательством РФ, не облагаются ЕСН, так как не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде.
В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 N 40, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие такие суммы, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Денежные средства, выданные работнику под отчет и не возвращенные в установленный срок, в отчетном периоде признаются выплатами, произведенными работодателем в пользу работников, и на основании статьи 236 НК РФ включаются в налоговую базу по ЕСН.
Таким образом, с выданных работнику денежных авансов на командировочные, представительские и иные подобные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами, а также с денежных средств, выданных работнику под отчет и не возвращенных в установленный срок, ЕСН исчисляется в установленном порядке. Правда, за исключением случаев, когда такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущем отчетном (налоговом) периоде.
Если в дальнейшем работник представит оправдательные документы по произведенным им расходам или возвратит денежный аванс, зачет или возврат сумм ЕСН, уплаченного организацией с указанных выплат, производится в порядке, предусмотренном статьей 78 НК РФ. При этом в налоговый орган необходимо представить уточненный расчет по авансовым платежам по ЕСН (ст. 54 НК РФ).