Письмо УФНС РФ по г. Москве от 23.12.2005 г № 20-12/95309б
Об учете для целей налогообложения прибыли расходов на оформление и выдачу виз в случае, если служебная командировка не состоялась
Согласно статье 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.
К указанным расходам, в частности, относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения; суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, и расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.
Согласно статье 313 НК РФ основанием для определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.
Документами, подтверждающими данные налогового учета, являются:
1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2) аналитические регистры налогового учета;
3) расчет налоговой базы.
На основании статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.
Таким образом, указанные выше расходы на командировки учитываются для целей налогообложения прибыли только при наличии первичных документов, подтверждающих расходы на командировку в целом на определенный срок (в том числе на оформление и выдачу виз), при условии соответствия этих расходов требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.
При этом согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой признания этих расходов является дата утверждения авансового отчета.
Основание: письма МНС России от 27.04.2004 N 04-1-09/12, от 13.09.2004 N 02-5-11/155 и от 15.11.2004 N 02-3-07/172.