Распоряжение от 14.01.2005 г № 15-РП
О ходе работ по созданию электронного документооборота в префектуре и управах районов Зеленоградского административного округа
В соответствии с распоряжением префекта от 16.01.2004 N 52-рп "О ходе работ по созданию электронного документооборота в префектуре и управах районов в Зеленоградском административном округе", договором N 45/2004 от 03.01.2004 между префектурой Зеленоградского административного округа г. Москвы и ЗАО "Научно-технологический центр ИРМ" в 2004 году были проведены работы:
- по исследованию и разработке схем, описывающих существующий документооборот, документооборот переходного этапа (параллельный бумажный и электронный документооборот) и "безбумажный" документооборот в соответствии с международным стандартом (IDEF0) по модулям "Распоряжения префекта", "Обращения через Интернет", "Одно окно", "Письма граждан", "Факсы", "Телефонограммы", "Протоколы совещаний";
- по вводу в эксплуатацию с технологией электронного документооборота модулей "Обращения через Интернет", "Одно окно";
- по подготовке к вводу в эксплуатацию с технологией электронного документооборота модулей "Распоряжения префекта", "Письма граждан", "Внутренние служебные документы", "Факсы";
- по интеграции единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления Зеленоградского административного округа г. Москвы (ЕАС ДОУ) с официальным сайтом префектуры http://zelao.ru;
- по интеграции ЕАС ДОУ с программно-аппаратными средствами электронно-цифровой подписи;
- по поставке и установке программного обеспечения Lotus Notes на 34 дополнительных автоматизированных рабочих места в префектуре;
- по переводу электронных данных, накопленных в системе делопроизводства префектуры "Садко" по модулю "Проекты распорядительных документов вышестоящих организаций";
- по адаптации и доработке ЕАС ДОУ по результатам опытной эксплуатации по модулям "Прием населения", "Проекты распорядительных документов", "Обращения через Интернет", "Одно окно";
- по проведению консультаций и обучению сотрудников префектуры и управ по использованию ЕАС ДОУ (приложение 1 - не приводится);
- по внедрению в опытную эксплуатацию в службе "одного окна" и общем отделе префектуры автоматизированных рабочих мест комплекса промышленного ввода печатных документов на бумажных носителях в ЕАС ДОУ на основе технологии штрихкодирования документов (поточное сканирование);
- по интеграции ЕАС ДОУ с геоинформационной системой "Зеленоград" по данным приема населения и письменных обращений граждан;
- по интеграции ЕАС ДОУ с эксплуатирующимися программными продуктами внешних организаций, в т.ч. информационно-справочной системой Правительства Москвы, автоматизированной системой делопроизводства Мэрии Москвы в части проектов распорядительных документов;
- по поставке, установке, настройке программного обеспечения Lotus Domino Application Server, Lotus Notes R5 и DIS:class в управе Панфиловского района (3 рабочих места), управе района Крюково (3 рабочих места), ДЕЗ N 3 (1 рабочее место), а также их интеграции с ЕАС ДОУ префектуры.
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 24.06.2003 N 496-ПП "О единой системе классификации и кодирования и едином реестре информационных ресурсов и систем города Москвы" ЕАС ДОУ внесена в Реестр информационных ресурсов и систем города Москвы (регистрационное свидетельство N С00103 от 04.11.2003).
В целях дальнейшего развития ЕАС ДОУ, интеграции с окружными организациями, реализации режима "одного окна":
1.Одобрить накопленный опыт и ход работ по развитию единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ЕАС ДОУ) в 2004 году.
2.Утвердить План развития единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления Зеленоградского административного округа города Москвы на 2005 год (приложение 2), этапы перехода к электронному документообороту в префектуре Зеленоградского АО г. Москвы по видам обрабатываемых документов в 2005 году (приложение 3).
3.Утвердить состав рабочей группы по развитию единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления Зеленоградского административного округа города Москвы на 2005 год (приложение 4).
4.Утвердить временные регламенты опытной эксплуатации информационных систем "Письма граждан", "Распоряжения префекта", "Одно окно" (приложения 5, 6, 7), регламент промышленной эксплуатации информационной системы "Обращения через Интернет" (приложение 8).
(Действие приложений 5, 6, 7, 8 отменено. - Распоряжение префекта Зеленоградского АО г. Москвы от 10.10.2008 N 823-рп)
5.Отделу информационно-технологического развития (Коробова А.Н.) совместно с управлением организационно-методического обеспечения работы с документами и обращениями граждан (Московкин В.Г.):
5.1.Подготовить в срок до 30.01.2005 проект договора с ЗАО "НТЦ ИРМ" на выполнение работ по развитию ЕАС ДОУ в 2005 году в соответствии с п. 2 настоящего распоряжения и сметой на эксплуатацию системного и клиентского программного обеспечения системы делопроизводства и документооборота Зеленоградского административного округа г. Москвы, согласованной с Управлением информатизации Правительства Москвы.
5.2.Предусмотреть в договоре по п. 5.1 выделение в НТЦ ИРМ группы тестировщиков устанавливаемых модулей ЕАС ДОУ и их обновлений в префектуре и управах районов Зеленоградского АО г. Москвы, а также представителей технической специальности в префектуре в количестве не менее двух человек в рабочее время с 9 до 18 ч пять дней в неделю для поддержки и администрирования программной среды Лотус, устранения текущих проблем и настройки ЕАС ДОУ.
5.3.Подготовить в срок до 01.06.2005 концепцию развития ЕАС ДОУ и согласовать ее с Управлением информатизации Правительства Москвы.
5.4.Совместно с НТЦ ИРМ (Ковтуненко С.М.) завершить в 2005 году переход в аппарате префекта к электронному документообороту в соответствии с приложениями 2, 3 к настоящему распоряжению с максимальным замещением бумажных носителей электронными, созданием электронных библиотек, разработкой соответствующих электронных административных регламентов, пользовательских инструкций и проведением консультаций пользователей.
5.5.Обратиться в срок до 01.05.2005 в протокольный отдел Мэрии Москвы по организации электронного документооборота между Мэрией Москвы и префектурами по проектам распорядительных документов.
6.Первому заместителю префекта (Михальченков А.И.), заместителям префекта (Забелина Т.В., Кирюхин В.Н., Кузин В.Ю., Немерюк А.А., Хурумов А.И.), руководителю аппарата префектуры (Дымочка Г.Н.), главам управ районов Матушкино-Савелки, Панфиловский, Крюково (Ласточкин В.П., Чеботарев А.В., Бодаданов Д.А.), директорам ДЕЗ N 1, 3, 4, Крюково (Шамин А.И., Стрельбицкий В.Т., Слисенко Т.В., Заиченко Н.И.), директору ГДЕЗ (Елманов В.Н.):
6.1.Организовать внедрение ЕАС ДОУ в подразделениях префектуры, аппаратах управ районов, ДЕЗ, ГДЕЗ с приемом/рассылкой электронных копий документов между префектурой, управами районов, ДЕЗ, ГДЕЗ через ЕАС ДОУ, с введением электронных копий исходящих документов в электронную библиотеку в соответствии с регламентами электронного документооборота и использованием средств электронно-цифровой подписи.
6.2.Провести в срок до 01.06.2005 анализ процесса бумажного и электронного документооборота, форм документов с подготовкой предложений по их оптимизации и включением в соответствующие регламенты промышленной эксплуатации ЕАС ДОУ.
7.Отделу информационно-технологического развития (Коробова А.Н.):
7.1.Подготовить в срок до 01.04.2005 проект распоряжения префекта по вводу мультисервисной сети органов управления Зеленоградского административного округа г. Москвы в эксплуатацию.
7.2.Разработать в срок до 01.06.2005 системный проект информатизации Зеленоградского административного округа г. Москвы.
7.3.Подготовить и реализовать в срок до 01.06.2005 технические предложения по обеспечению безопасности доступа к информации ЕАС ДОУ и сервисам, доступным через Интернет-представительство органов власти Зеленоградского административного округа г. Москвы http://zelao.ru.
7.4.Обеспечить в срок до 01.07.2005 перевод с использованием технологии поточного сканирования распоряжений префекта за 2003-2004 гг. в электронные копии с их последующим прикреплением в соответствующий модуль базы данных ЕАС ДОУ и обеспечением доступа к ним через http://zelao.ru в соответствии с разработанным регламентом.
8.Снять с контроля распоряжение префекта N 52-рп от 16.01.2004 как выполненное.
9.Контроль выполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя префекта Михальченкова А.И.
О ходе выполнения распоряжения доложить префекту в срок до 01.02.2006.
Префект
А.Н. Смирнов