Письмо УФНС РФ по г. Москве от 26.06.2006 г № 20-12/56636@
Об условиях допустимости представления ксерокопий кассовых чеков в качестве подтверждения расходов организации в целях исчисления налога на прибыль
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
Расходами признаются экономически оправданные расходы, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Порядок оформления первичных учетных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым согласно законодательству РФ предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
В случае отсутствия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих расходы организации, указанные расходы не могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли.
Согласно подпунктам 5 и 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных НК РФ, документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, а также в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - произведенные расходы).
На основании пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
В соответствии с Положением по применению ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30.07.93 N 745, чек должен иметь следующие реквизиты:
- наименование организации (индивидуального предпринимателя);
- идентификационный номер организации (индивидуального предпринимателя);
- заводской номер контрольно-кассовой машины;
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима.
На чеке, выдаваемом покупателю, могут содержаться и другие данные, а именно перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца.
Таким образом, кассовые чеки также могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).
В случае отсутствия в чеках ККТ какого-либо из указанных выше обязательных реквизитов или невозможности чтения этих чеков по каким-то причинам такие чеки не могут служить первичными учетными (оправдательными) документами, принимаемыми для целей налогообложения прибыли.
Если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски платежных документов (чеков), на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), в таких случаях налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь мягкие (товарные) чеки с соответствующими реквизитами.
Согласно пункту 2.1.29 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
На основании пункта 2.1.30 указанного стандарта заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Поскольку законодательство о налогах и сборах не определяет значение понятия "заверенные должным образом документы", то в случае, если гражданским законодательством РФ не установлена обязанность по нотариальному заверению документов (их копий), их заверяют подписью должностного лица (руководителя) и печатью организации, представляющей в налоговый орган документы.
Таким образом, ксерокопии чеков ККТ и мягких (товарных) чеков, сделанные в целях сохранения четкости отраженной на них информации, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, могут являться первичными учетными документами, подтверждающими для целей налогообложения прибыли фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), при соблюдении вышеуказанных требований.