Письмо от 17.02.2011 г № 21-54
Об упорядочении работы с документами
Для упорядочения работы с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", направляю для руководства постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", а также Инструкцию о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (Главгосэкспертизы России, 2000 года).
Прошу издать соответствующие приказы, в которых необходимо предусмотреть следующее:
- служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению и распространению без санкции руководителя организации;
- к ознакомлению с документами для служебного пользования допускаются лица, указанные в резолюции руководителя, и размножение таких документов осуществляется только с его письменного согласия, а их учет ведется поэкземплярно;
- документы с грифом "Для служебного пользования" передаются сотрудникам только под расписку;
- к работе с документами ограниченного распространения допускаются конкретные лица (перечислить должности и Ф.И.О.);
- при распечатывании документов для служебного пользования на обороте последнего листа каждого экземпляра указываются сведения, перечисленные в пункте 2.3 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 N 1233;
- заводятся журналы учета принимаемых и отправляемых документов ограниченного распространения, а сами документы с грифом "ДСП" хранятся в запираемых шкафах (или сейфах);
- уничтожение дел и документов с грифом "Для служебного пользования" производится с составлением соответствующего акта.
Об исполнении прошу сообщить в докладе о состоянии гражданской обороны за 2011 год.
Начальник
Второго отдела департамента
В.В. Ковалев