Распоряжение от 25.02.2009 г № 213-РП
О дальнейшем развитии безбумажного электронного документооборота в префектуре
В целях оптимизации и недопущения роста расходов на функционирование органов исполнительной власти округа в условиях складывающейся экономической ситуации, интеграции с окружными организациями, повышения оперативности отработки поручений, экономии бюджетных средств и рационального расходования бумаги, а также в соответствии с поручением Мэра Москвы от 13.02.2009 N 4-15-3671/9:
1.Заместителям префекта, начальникам управлений и отделов префектуры, главам управ районов, руководителям окружных управлений и служб:
1.1.Обеспечить использование оборотной стороны листа при подготовке любых документов (служебной корреспонденции, переписки с жителями, организационно-распорядительных документов и их проектов, справочной и внутренней переписки и приложений к ним).
1.2.При проведении коллегий префекта и совещаний максимально использовать режим видеопрезентаций с целью сокращения справочных материалов на бумажном носителе.
1.3.Лексика подготовленных документов должна быть краткой, содержать суть вопроса и конкретные предложения или поручения. Использовать для оформления документов шрифт Times New Roman размером не более 14 кеглей с одинарным межстрочным интервалом (кроме распорядительных документов).
1.4.Обеспечить работу с электронными файлами документов, размещенными в Единой автоматизированной системе документационного обеспечения префектуры (ЕАС ДОУ), не допускать распечатывание на бумаге документов, имеющихся на электронных носителях.
1.5.Для переписки между должностными лицами и структурными подразделениями префектуры использовать внутреннюю корпоративную электронную почту и телефонную связь, максимально исключив использование бумажных документов. В обязательном порядке указывать адрес электронной почты, на которую должен быть направлен ответ.
2.Начальнику Управления по организации работы с документами и обращениями граждан (Московкин В.Г.):
2.1.Исключить прием к рассмотрению и отправке документов, оформленных с нарушением пунктов 1.1, 1.2 настоящего распоряжения.
2.2.Не осуществлять с 03.03.2009 прием и передачу внутренней служебной переписки подразделений префектуры на бумажных носителях.
2.3.Обеспечить сканирование и рассылку в электронном виде всех поступающих в префектуру документов, не допускать ксерокопирование документов для соисполнителей.
3.Руководителям муниципальных образований, муниципалитетов, окружных управлений и организаций в срок до 12.03.2009 представить в протокольный сектор префектуры (Тишинева М.А.) адрес электронной почты, по которому будут направляться распоряжения префекта и другие документы в виде электронных файлов.
4.Заведующему протокольным сектором (Тишинева М.А.):
3.1.С 03.03.2009 обеспечить рассылку предварительных материалов на коллегию префекта всем членам коллегии только в электронном виде.
3.2.В срок до 19.03.2009 сформировать реестр электронных адресов организаций и служб округа.
3.3.Совместно с руководителями структурных подразделений префектуры и окружными службами определить перечень распорядительных документов, представляемых на бумажном носителе.
3.4.С 23.03.2009 обеспечить рассылку распоряжений префекта всем организациям, расположенным на территории округа, только в электронном виде (за исключением случаев, когда необходимы официально заверенные копии).
3.5.Решить вопрос предоставления в прокуратуру округа официально заверенных копий распоряжений префекта на бумажном носителе только по конкретному запросу должностных лиц прокуратуры округа.
4.Начальнику отдела службы "одного окна" и информатизации (Коробова А.Н.) совместно с заведующим протокольным сектором (Тишинева М.А.) в срок до 30.03.2009 проработать вопрос и разработать техническое задание на создание модуля "Приказы префекта" Единой автоматизированной системы документационного обеспечения префектуры с целью обеспечения рассылки приказов префекта в электронном виде.
5.Начальнику отдела службы "одного окна" и информатизации (Коробова А.Н.) совместно с начальником Управления по организации работы с документами и обращениями граждан (Московкин В.Г.), заведующим протокольным сектором (Тишинева М.А.) и НТЦ "ИРМ":
5.1.В срок до 30.03.2009 доработать модули "Служебная корреспонденция", "Письма граждан", "Прием граждан", "Распорядительные документы", "Проекты РД", "Распоряжения префекта" ЕАС ДОУ в части возможности рассылки размещенных в них электронных документов по электронной почте всем организациям и службам округа.
5.2.В срок до 15.04.2009 разработать План поэтапного перехода на безбумажный электронный документооборот на основе Единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления на 2009-2010 годы.
5.3.В срок до 16.04.2009 проработать вопрос разработки и внедрения системы мониторинга печати документов из ЕАС ДОУ.
6.Первому заместителю префекта (Михальченков А.И.):
6.1.В срок до 01.04.2009 проработать вопрос и подготовить предложения по оформлению должностным лицам префектуры сертифицированных электронных подписей.
6.2.В срок до 30.04.2009 разработать и утвердить реестр форм статистической и справочной отчетности, необходимой для представления в префектуру и другие организации, с целью исключения дублирования и предоставления излишней информации по запросам.
6.3.В целях исключения предоставления членам коллегии материалов к заседаниям на бумажных носителях в срок до 15.04.2009 проработать вопрос экономической эффективности и технической возможности работы с электронной версией коллегиальных материалов, размещенных на сервере, с каждого рабочего места члена коллегии в зале заседаний (комната N 329) с одновременным просмотром презентационных материалов.
7.Первому заместителю префекта (Михальченков А.И.), руководителю аппарата префектуры (Дымочка Г.Н.) совместно с начальником Управления бухгалтерского учета и отчетности (Иванова А.К.), начальником Управления экономики и перспективного развития (Истратова Е.Н.) осуществлять финансовую переписку (кроме регламентных документов, предусмотренных бюджетным законодательством) с бюджетополучателями и структурными подразделениями префектуры, как правило, в электронном виде.
8.Главам управ районов Матушкино-Савелки, Панфиловского, Крюково (Ласточкин В.П., Чеботарев А.В., Бодаданов Д.А.) в срок до 01.04.2009 принять необходимые меры с выпуском соответствующих распорядительных документов по сокращению бумажного документооборота с префектурой и подведомственными организациями.
9.Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата префектуры Дымочка Г.Н. и первого заместителя префекта Михальченкова А.И.
Префект
А.Н. Смирнов